Salariscorrecties in Exact Globe

Het is soms noodzakelijk om achteraf correcties in de salarisberekeningen over reeds verwerkte perioden uit te voeren. Denk hierbij aan:

• CAO wijzigingen met terugwerkende kracht
• Foutief percentage of bedrag gebruikt in een component

Veelal zijn er dan ook al loonaangiftes en pensioenaangiftes over deze perioden verzonden, waar eveneens correcties voor ingestuurd dienen te worden.

CAO wijzigingen met terugwerkende kracht

Het komt voor dat een werkgever vanuit de CAO met terugwerkende kracht een procentuele salarisverhoging door moet voeren. Dit geldt dan over het algemeen voor alle werknemers of werknemers die gekoppeld zijn aan specifieke kostenplaatsen. Hiervoor kan de componentenwizard gebruikt worden (de CAO wizard is alleen voor de CAO specifieke componenten, noodzakelijk bij de start van een nieuw loonjaar om de CAO wijzigingen in premies door te voeren, dus niet voor het salaris). Dat gaat als volgt:

• Start Salaris / Personeel / Componentenwizard
• Kies voor Opvolger en klik op Volgende
• Selecteer de medewerkers met status Actief en type Medewerker en klik op Volgende
• Geef de begindatum en eventueel de einddatum op en klik EERST op actualiseren!
• Vink het salariscomponent aan en klik op Volgende
• Selecteer Percentage en of het over het Bedrag of over het Uurloon gaat
• Vul het percentage in en eventueel een minimumbedrag en afronding en klik op Volgende
• Controleer het voorstel en klik op Klaar

Nu zijn de componenten zelf gewijzigd, maar moet de herberekening over deze perioden nog plaatsvinden. Het is dan mogelijk om met de functie Terugwerkende kracht te werken, maar het volstaat over het algemeen ook om per periode een nieuwe run te draaien over bestaande berekeningen. Het verschil tussen Terugwerkende kracht en een herberekening in een nieuwe run is dat in de eerste situatie het totale herberekende bedrag per component over eventueel meerdere perioden in zijn geheel in de eerstvolgende salarisperiode zal worden toegevoegd. De bestaande perioden blijven dan ongewijzigd. Het nadeel hiervan kan soms zijn dat als over een periode die meegenomen is in de terugwerkende kracht berekening later nog een correctie via een herberekening plaats vindt, dit niet alleen wat onoverzichtelijk wordt, maar soms ook problemen in de berekening oplevert. Over het algemeen raad ik dus aan om zoveel mogelijk de correcties per periode in een nieuwe run te herberekenen. Dit kan ook prima in bulk voor alle medewerkers voor meerdere perioden tegelijk.

Foutief percentage of bedrag gebruikt in componenten

Het kan wel eens gebeuren dat men per ongeluk een verkeerd percentage of bedrag in een standaard component heeft vastgelegd, bijvoorbeeld bij de start van een nieuw loonjaar, wat pas later bij een controle achteraf wordt opgemerkt. Over het algemeen zijn dan de financiële perioden ook al afgesloten, waarbij dus de correctieboekingen in de huidige openstaande periode verwerkt moeten worden. Let wel: de correcties worden dan wel in de juiste salarisperioden doorgevoerd, om ook de bijbehorende correctie loonaangiftes en eventueel pensioenaangiftes aan te kunnen maken.

• Open het bewuste standaard component (via Salaris – Componenten – Onderhouden) en pas het percentage aan als het om standaard componenten gaat die voor alle medewerkers gelijk zijn. Of open het bewuste component direct bij de medewerker via Salaris – Personeel – Onderhouden tab Salaris knop Salarisgegevens als het om een specifiek percentage of bedrag voor die medewerker gaat.
• Ga naar Salaris – Invoer – Boeken
• Groepeer op Periode en geef indien nodig een periodetraject op of kies Alle
• Geeft als boekdatum een datum in de huidige openstaande periode op (hier worden de financiële correcties verwerkt)
• Klik op Actualiseren
• Klik op Alles selecteren
• Klik op Berekenen
• Kies voor Ja bij de vraag Herberekenen
• Controleer bij Salaris – Invoer – Fiatteren of de nieuwe correcties kloppen
• Ga naar Salaris – Invoer – Afdrukken/Verwerken
• Groepeer weer op Periode
• Klik weer op Actualiseren
• Klik op Verwerken

Er wordt nu een nieuwe vervangende strook voor de medewerkers aangemaakt (indien de correcties de werknemersgegevens betreft) en er worden correctie journaalposten aangemaakt. Vervolgens dienen hier ook de bijbehorende correctie-aangiftes te worden aangemaakt.

• Ga naar Salaris – Aangiften – Loonaangifte
• Maak per periode voor alle medewerkers een aangifte aan met type Correctie
• Verwerk en verzend deze niet los, alleen als deze betrekking heeft op een vorig loonjaar!
• Bij een volgende volledige loonaangifte zullen alle aangemaakte correcties automatisch getoond worden zodra deze volledige aangifte verwerkt wordt. Selecteer ze dan. In de aangifte zal per tijdvak een correctie zichtbaar worden.

Wil je meer weten over specifieke (bulk) salariscorrecties in Exact Globe of heb je hulp nodig bij het uitvoeren hiervan? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder.